1. Vypněte notifikace
Sociální sítě, zprávy, telefonáty, všechny tyhle věci rozptylují naši pozornost. Pokud pracujete, je potřeba být na daný úkol maximálně soustředěný. Nejlepší je nastavit na telefonu letecký režim. Tím si zajistíte, že se budete na práci plně soustředit a nebude vás nic rozptylovat. Pokud potřebujete být k zastižení i v průběhu práce, vypněte si alespoň veškerá oznámení na telefonu. Budete mít jistotu, že vás nebude rozptylovat cinkání zpráv, oznámení ze sociálních sítí či nových e-mailů.
2. Plánujte
Plánování je alfou a omegou skvělého time managmentu. Chcete-li pracovat produktivně a zvládnout práci v co nejkratším čase, bez dobrého plánu se neobejdete. Strategií na plánování úkolů je mnoho, nám se v redakci osvědčil následující model. Každý den začněte tím, že si sepíšete seznam úkolů pro daný den. Úkoly si seřaďte od těch nedůležitějších přes ty méně důležité až po ty, co by bylo fajn zvládnout, ale v případě, že je nestihnete, se nic nestane. Pokud chcete dovést své plánování k dokonalosti, máme pro vás ještě jeden redakční tip. Na konci každého týdne si sestavte seznam úkolů, které je potřeba v dalším týdnu udělat. Díky tomu se vám pak jednotlivé dny budou plánovat zase o kus lépe.
3. Využívejte aplikace na podporu produktivity
Moderní doba a technologie jsou skvělá věc v případě, že je umíme rozumně používat. Díky chytrým aplikacím si můžete ulehčit práci, mít přehled o tom, kolik vám jednotlivé úkoly zaberou času, a v neposlední řadě vám pomohou být více produktivní a tím pádem mít dříve hotovo.
Google kalendář je klasikou, která nikdy nezklame. Bez kalendáře si naše redakce už neumí představit život. I když jsme milovníci těch klasických papírových, jsou chvíle, kdy je dobré mít po ruce online kalendář. Ten od google je skvělý v tom, že jej můžete sdílet s kolegy nebo lidmi, kteří s vámi pracují. Pokud jste uživatel gmailu, můžete si nechat posílat upozornění na nový e-mail a mít tak všechno při ruce. Cozi je naproti tomu aplikace umožňující podrobné plánování dne. Od toho, co je potřeba stihnout v práci, až po uložení receptů a plánování jídla pro celou rodinu.
Evernote je skvělá aplikace na poznámky všeho druhu. Poznámky si navíc můžete roztřídit do přehledných složek, takže se nestane, že by vám nějaká zapadla. Pokud jste milovníkem klasických barevných lepících papírků, oceníte aplikaci Google Keep, která tuhle nestárnoucí klasiku převedla do elektronické podoby.
Zábavnou aplikací na zvýšení produktivity a umění soustředit se je Forest. Díky téhle aplikaci zůstanete soustředění, ať už potřebujete dotáhnout důležitý úkol v práci, studovat nebo se jen bavit s přáteli. Aplikace Forest vám skrze sázení stromečků a tvoření lesa pomůže s prokrastinací. Vyberte si časový interval, po který se chcete soustředit, a zasaďte semínko. Čím je časový interval delší, tím lepší strom vám vyroste. Pokud si v průběhu vámi zvoleného časového intervalu odskočíte třeba na Facebook, nemilosrdně tím zabijete rostoucí strom a ten vám bude následně hyzdit váš les produktivity. Čas strávený na určitých činnostech si v aplikaci můžete i zpětně pojmenovat, čímž si velmi efektivně vizualizujete svou produktivitu.
Fanoušky myšlenkových map by mohla zaujmout aplikace MindMeister, díky které už žádný nápad nezapomenete.
4. Vstávejte brzy
Známé pořekadlo praví „ranní ptáče dál doskáče“. V případě produktivity to platí dvojnásob. Vstaňte alespoň o hodinu dřív, než jste zvyklí. Aby vstávání tolik nebolelo, stanovte si hned po ránu čas pro sebe - pomalá snídaně, ranní protažení, krátká jóga. Díky časnému startu budete mít čas na přípravu toho nejdůležitějšího na nadcházející pracovní den. Další výhodou je, že brzy po ránu máte mnohem víc energie, pokud jdete do postele brzy a dopřejete si dostatečný počet hodin spánku. Pokud stále váháte s dřívějším startem dne, možná vás přesvědčí fakt, že spousta známých osobností jako Tim Cook či Michell Obamová si rovněž nastavuje dřívější budíček. Ty nejdůležitější úkoly zvládnou ještě předtím, než začne denní pracovní shon.
5. Dopřejte si dostatek spánku
Tělo spánek potřebuje, zvlášť pokud chceme být produktivní a stihnout velký objem práce. Dopřejte svému tělu 7-8 hodin spánku denně. Odměnou vám bude nával energie a práce tak půjde líp od ruky.
6. Kanban systém
Jedná se o japonský systém. Kanban japonsky znamená billboard nebo cedule. Tento systém staví na dvou základních principech. Prvním je vizualizace práce, druhým stanovením limitů na úkoly, které lze dělat najednou. V praxi to vypadá úplně jednoduše. Najděte si nástěnku, kterou rozdělíte na tři kolonky, a to „Úkoly“, „Dělám“ a „Hotovo“. Následně si připravte lepící lístečky a na ty napište všechny úkoly, které potřebujete udělat. Přiřaďte je do kolonky „Úkoly“. Nyní přesuňte do sloupce „Dělám“ maximálně tři úkoly, ideálně však jeden. Jakmile máte práci hotovou, převeďte úkol do kolonky „Hotovo“. V tuto chvíli můžete do sloupce „Dělám“ přiřadit další úkol a takto pokračujte, dokud nebude vše hotovo. Důležité je, abyste nástěnku s úkoly měli stále na očích. Budete mít na paměti, na co se máte nyní soustředit.
7. Zapomeňte na multitasking
Pokud chcete zvládnout spoustu práce za co nejkratší čas, zapomeňte jednou provždy na multitasking. Důvod je jednoduchý. Multitasking náš mozek velmi rychle vyčerpává. Při multitaskingu také mnohem více chybujeme. Rovněž se pojí s větším stresem. Přepínání z úkolu na úkol v dlouhodobém horizontu zhoršuje naši schopnost se soustředit. Za takových podmínek bude naše práce jen stěží kvalitní.
8. Splnitelné denní cíle
Není nic horšího, než když si ráno napíšete dlouhý seznam úkolů a na konci pracovního dne zjistíte, že jste pěknou řádku úkolů neudělali. Pocit z dobře odvedené práce je tak v nedohlednu. Den má pouze 24 hodin, proto si naplánujte tolik věcí, kolik jste schopni reálně zvládnout. Není lepší pocit než končit pracovní den s tím, že jste zvládli všechno, co jste chtěli, a byli maximálně produktivní.
9. Vyhraďte si čas pro sebe
Čas, kdy pověsíme práci na hřebík a věnujeme se pouze sobě, pomáhá našemu myšlení a vede k vyrovnanosti. Najděte si denně alespoň 30 minut, které věnujete sami sobě. Přečtěte si knihu. Vychutnejte si šálek kávy. Běžte na procházku. Zacvičte si. Zkrátka dělejte něco, co máte rádi a nesouvisí s vaší prací.
10. Technika pomodoro
Jedná se o metodu organizace času. Tato metoda má pomoci s roztěkaností, rozptýlením mysli. Princip je jednoduchý - rozdělit si práci či sérii úkolů do 25minutových intervalů, mezi kterými jsou 5minutové přestávky. Po čtyřech těchto časových úsecích přichází delší pauza, většinou v délce 15-30 minut. Díky tomu se váš mozek může maximálně soustředit na daný úkol. Následně si odpočinete a pak pokračujete v práci. Ve výsledku se u práce nebudete nudit a navíc nebudete ani tolik unavení. Jediné, co potřebujete, je budík.
11. Začněte tím nejtěžším
Pamatujte, že ty nejdůležitější úkoly musí být vždy na začátku seznamu. Když totiž začneme menšími úkoly, které nám jdou dobře, může se dost dobře stát, že spolknou větší část dne, a když se pak ohlédneme, máme pocit, že jsme nic nestihli.
12. Naučte se říkat ne
Stanovte si priority a smiřte se s tím, že zkrátka člověk nemůže vyhovět všem. Známé Paretovo pravidlo tvrdí, že 20 procent úsilí přinese 80 procent úspěchu. Přestaňte tedy kývat na úkoly, které mají minimální nebo dokonce žádné účinky. Pamatujte, že rozdíl mezi úspěšnými a velmi úspěšnými lidmi tkví v tom, že ti velmi úspěšní říkají skoro na všechno ne.
